Términos y condiciones

Términos y condiciones

  • 1. Glosario

    IBTM Americas" o “Evento”. Se refiere al Evento de reuniones, incentivos y la industria de viajes de negocios que se llevará a cabo el 5 y 6 de septiembre del 2018 en Centro Citibanamex. Se trata de una exposición comercial que pertenece y es organizada por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.

    "Expositores". Se refiere a los Expositores que han contratado un espacio o stand con Reed Exhibitions México S.A. de C.V. para participar en IBTM Americas.

    "Equipo de IBTM Americas”. Es el personal responsable del Evento IBTM Americas de Reed Exhibitions México S.A. de C.V., ubicado en Torre Mapfre Paseo de la Reforma No. 243, Piso 15, Cuauhtémoc, Ciudad de México, México, C.P. 06500.

    Hosted Buyer". Es el profesional en viajes de negocios, reuniones y Eventos, quien se ha registrado como candidato, ha aceptado estos Términos y Condiciones y ha sido validado(a) por Reed Exhibitions México S.A. de C.V. para asistir a IBTM Americas como comprador para reuniones, Eventos, incentivos y productos de viajes de negocios.

    El Programa Hosted Buyer para IBTM Americas considera 3 categorías con diferentes beneficios y obligaciones:

    1. "Hosted Buyer Beca Completa”. Se refiere al Hosted Buyer proveniente de cualquier lugar fuera de México (Hosted Buyer Internacional) o fuera la Cd. de México y Edo. de México (Hosted Buyer Nacional), cuyo hospedaje, vuelos y traslados serán proporcionados por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.
    2. "Hosted Buyer Media Beca" Se refiere al Hosted Buyer (internacional/Nacional) cuyo traslado no será proporcionado por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.
    3. "Hosted Buyer Local" Se refiere al comprador proveniente de la Ciudad de México.

    Programa de Citas Pre-calendarizadas”. Son citas programadas por el sistema de Reed Exhibitions México S.A. de C.V. para coordinar las reuniones de los Hosted Buyer con los Expositores durante IBTM Americas. Todas las “Citas Pre-calendarizadas” se deben llevar a cabo conforme a la agenda.

    No show”. Se refiere al Hosted Buyer que NO cumple el número mínimo requerido de citas o que pierde dos o más citas por día; asimismo aplica para el Hosted Buyer que NO informa la cancelación de su participación al Evento antes del 8 de agosto.

    Transportación”. Se refiere a la transportación (boleto de avión) que ha sido reservada directamente por Reed Exhibitions Mexico S.A de C.V sin costo para el Hosted Buyer. Dicha transportación no contempla pago de casetas o transporte privado.

  • 2. Servicios y beneficios del Hosted Buyer

    2.1 Como parte de tu aceptación al programa de Hosted Buyer recibirás de Reed Exhibitions México:

    Hosted Buyer Beca Completa (Internacional/ Nacional):

    • Una agenda de citas con los expositores de tu preferencia.
    • Vuelo redondo a la Ciudad de México, de acuerdo a las fechas del Evento*.
    • Hospedaje en el hotel sede de IBTM Americas (habitación sencilla o doble) de acuerdo a las fechas del Evento*.
    • Alimentos y bebidas, incluye: desayunos, comidas  y cocteles dentro del programa y durante los días del Evento.
    • Traslados (Aeropuerto - Hotel - Centro Citibanamex - Eventos Especiales organizados por IBTM Americas).
    • Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
    • Acceso al Hosted Buyer Lounge (zona VIP), en la cual tendrás acceso a Wi-Fi, refrigerios y la posibilidad de realizar networking con otros Hosted Buyers.

    Hosted Buyer Media Beca (Internacional/Nacional):

    • Una agenda de citas con los expositores de tu preferencia.
    • Hospedaje en el hotel sede de IBTM Americas (habitación sencilla o doble) de acuerdo a las fechas del Evento*.
    • Alimentos y bebidas, incluye: desayunos, comidas  y cocteles dentro del programa y durante los días del Evento.
    • Traslados (Aeropuerto - Hotel - Centro Citibanamex - Eventos Especiales organizados por IBTM Americas).
    • Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
    • Acceso al Hosted Buyer Lounge (zona VIP), en la cual tendrás acceso a Wi-Fi, refrigerios y la posibilidad de realizar networking con otros Hosted Buyers.

    Hosted Buyer Local:

    • Una agenda de citas con los expositores de tu preferencia.
    • Alimentos y bebidas, incluye: desayunos, comidas  y cocteles dentro del programa y durante los días del Evento.
    • Traslados (Aeropuerto - Hotel - Centro Citibanamex - Eventos Especiales organizados por IBTM Americas).
    • Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
    • Acceso al Hosted Buyer Lounge (zona VIP), en la cual tendrás acceso a Wi-Fi, refrigerios y la posibilidad de realizar networking con otros Hosted Buyers.

    Todos los gastos incidentales y otros costos, son responsabilidad de cada asistente como:

    • Traslados en transportación privada / Renta de auto.
    • Comidas y bebidas personales (fuera de las programadas por IBTM Americas).
    • Upgrade de vuelo / Hotel.
    • Noches adicionales de hospedaje.
    • Extras personales /Incidentales / Mini bar del hotel.
    • Vacunas para el viaje.
    • Costos de  visa.
    • Seguro de  viajero.
    • Costo por exceso de equipaje.

    2.2 El completar el registro de aplicación para Hosted Buyer en el sistema, no garantiza un lugar en el Programa de Hosted Buyers para IBTM Americas. Serás notificado vía e-mail si tu registro fue aprobado. La decisión definitiva es tomada por el comité organizador de IBTM Americas.

    2.3 El comité organizador solo acepta una aplicación por persona. En caso de que se reciban múltiples registros por participante, solo el primer registro será considerado.

    2.4 Todas las secciones y campos del registro deberán ser completadas incluyendo los datos correspondientes a la tarjeta de crédito y será utilizado solo en caso de cancelaciones o no shows. De no hacerlo, el registro no podrá ser procesado.

  • 3. Asistencia

    3.1 Como Hosted Buyer te pedimos comprometerte con:

    • Participar en el programa completo de IBTM Americas
    • (5 Y 6 de septiembre de 2018) debido a la exclusividad del Evento.
    • Participar activamente en el proceso de selección de citas; se requiere que cada Hosted Buyer realice 16 citas, seleccionando a los proveedores de su interés. Se deberá de completar la selección de citas en el plazo determinado por IBTM Americas.
    • Cumplir  con el número mínimo de citas agendadas (8 citas por día). El Hosted Buyer que no complete el número mínimo de citas será responsable del cargo de no show (revisar políticas de cancelación y no show).
    • Asistir a todas las citas, sesiones educativas de su interés y Eventos de networking diseñados por el Equipo de IBTM Americas como parte de sus actividades dentro del Evento de IBTM Americas.
    • Reagendar con los expositores las citas a las que no pueda asistir.
    • Asistir a las citas individualmente.
    • Vestir de manera business casual durante el Evento.

    3.2 El Equipo de IBTM Americas es responsable de coordinar la participación del Hosted Buyer incluyendo su hospedaje, traslados aéreos/terrestres y programa de citas (con base en la categoría de Hosted Buyer). Los vuelos únicamente serán proporcionados para las fechas del Evento y serán reservados por la agencia oficial del Evento. Todas las dudas o consultas deben ser dirigidas al Equipo de IBTM Americas.

    A todos los Hosted Buyer se les pide no contactar a los proveedores de IBTM Americas directamente (por ejemplo, agentes, aerolíneas y hoteles) a menos que el Equipo de IBTM Americas se lo indique. Si un Hosted Buyer desea hacer sus propios arreglos para el viaje, debe informar al Equipo y obtener la aprobación por escrito de su itinerario para asegurar que viaja en las fechas y horarios apropiados. Los Hosted Buyers pueden dirigir sus dudas o consultas a la siguiente dirección de e-mail: ygavira@reedexpo.com

    Nota: Los acuerdos no son transferibles. Todos los cambios y cancelaciones solicitados por los Hosted Buyers están sujetos a disponibilidad y pueden incurrir en cargos (ver la sección de cancelaciones).Todos los gastos adicionales a la llegada y regreso serán responsabilidad de cada Hosted Buyer. Los vuelos serán agendados para garantizar la optimización de tiempo en la exposición y serán reservados en la tarifa económica estándar, no hay upgrades disponibles.

    3.3 Tu invitación no es transferible. En caso de que surja alguna situación por la cual tengas que cancelar tu participación, puedes pedir que lo sustituya otra persona de tu organización o empresa. El Equipo de IBTM Americas debe primero validar a la persona que lo(a) sustituirá y deberá cubrir los costos incurridos en caso de que el vuelo ya haya sido emitido.

    3.4 En caso de que más de una persona de la misma organización desee acudir a IBTM Americas como Hosted Buyer, cada persona deberá realizar su proceso individualmente y acudir por separado a las citas agendadas cumpliendo con el mínimo requerido (16 citas).

    3.5 Por favor toma en consideración que el proceso de citas en piso será monitoreado y la inasistencia constituirá una violación a estos Términos y Condiciones.

    3.6 Los participantes al aplicar como Hosted Buyers consienten dar sus datos de contacto (nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono)

    3.7 Los Hosted Buyers deben vestir de manera business casual como condición para entrar al Evento.

    3.8 Los Hosted Buyers no deben ser parte de ninguna votación, volanteo, manifestación, ni presentar comportamiento objetable, o estar involucrado en alguna actividad que pueda perturbar el Evento.

    Fotógrafos oficiales estarán tomando videos y fotografías en IBTM Americas. Los Hosted Buyers que asistan al Evento dan su consentimiento a que dichas fotografías y videos se tomen sin compensación alguna y confirman que el Equipo de IBTM Americas tendrá derecho a usar las fotografías y videos con el único propósito de publicitar el Evento en un futuro, en alguno o todos los medios, excluyéndose de responsabilidad alguna. Ninguna otra fotografía o video será permitido en el Evento sin la previa aprobación escrita del Equipo de IBTM Americas.

  • 4. Viaje y hospedaje – (Solo aplica para Hosted Buyers Internacionales y Nacionales)

    4.1 Debido a las restricciones de las aerolíneas, los cambios en los planes de viajes después de que el boleto sea emitido serán considerados caso por caso, sin embargo Reed Exhibitions México S.A. de C.V. se reserva los derechos de hacer cargos por dichos cambios. Éstos se harán a la tarjeta de crédito proporcionada en su registro.

    4.2 Visas. Por favor considera que ciertos participantes de algunos países pueden requerir visa o permiso para entrar a la Ciudad de México. Es responsabilidad de cada Hosted Buyer organizar y costear su propia visa. Para mayor información sobre los países que requieren visa consulta la siguiente página web: www.inm.gob.mx/gobmx/word/index.php/paises-requieren-visa-para-mexico/ IBTM Americas ofrece una carta invitación para aplicación de visa en formato PDF con los datos del comprador y las fechas del Evento. En caso de requerir dicha carta favor de enviar un correo a la siguiente dirección: ygavira@reedexpo.com

    4.3 Vacunas para el viaje. Considere que las vacunas para el viaje son responsabilidad de cada Hosted Buyer. Para más información contacta a tu doctor local.

    4.4 Seguro de viaje. Considere que el seguro de viaje es responsabilidad de cada Hosted Buyer. El seguro de viaje que adquieras debe iniciar desde el día de salida y hasta el día de llegada a tu país de origen y se recomienda cubrir cancelaciones, retrasos, pérdida de equipaje y costos médicos.

    4.5 Exceso de equipaje, multas aduanales y similares son responsabilidad de cada Hosted Buyer. IBTM Americas no respalda o aprueba la exportación de regalos otorgados por expositores. Cada asistente debe asegurarse que dichos regalos puedan ser tanto removidos legalmente de México como importados a tu país de origen.

  • 5. City Tour y Post Tours

    El City Tour y los recorridos Post Tour son ofrecidos por los respectivos destinos anfitriones. Si eres aceptado como Hosted Buyer por el Equipo de IBTM Americas y si has indicado tu interés por el City Tour y/o Post Tours al momento de realizar tu registro, los respectivos destinos anfitriones de tu interés serán notificados por el Equipo de IBTM Americas. En caso de que seas aprobado para asistir a alguno de los recorridos, se te aplicarán los siguientes Términos y Condiciones.

    5.1 Los destinos anfitriones determinarán de acuerdo a su criterio qué Hosted Buyer participará en su Post Tour. La decisión del destino anfitrión es definitiva.

    5.2 Los viajes de Post Tour están coordinados directamente por el destino anfitrión, IBTM Americas colaborará únicamente con la emisión de los vuelos.

    5.3 El hospedaje durante los recorridos Post Tours son únicamente responsabilidad de los destinos anfitriones.

    Cancelación: en el caso de que no puedas participar en el City Tour y/o Post Tours para el/los cual(es) fuiste seleccionado, deberás notificar al Equipo de IBTM Americas por medio de un e-mail a: ygavira@reedexpo.com, tan pronto como sea posible.

    5.4 Las cancelaciones que reciba el Equipo de IBTM Americas no tendrán cargo, a menos que los arreglos de el/los recorrido(s) ya hayan sido aceptados y confirmados; de ser así, el costo de los mismos se realizará a la tarjeta de crédito al Hosted Buyer.

    5.5 A una cancelación recibida después de haber adquirido los vuelos y el hospedaje, se te aplicará un cargo extra por cancelación, que pagarás al destino anfitrión, para cubrir los gastos incurridos por ellos hasta la fecha de cancelación, lo que se le informará con anticipación al Hosted Buyer.

    5.6 Todas las cancelaciones serán revisadas caso por caso y los nuevos planes para la coordinación de vuelos y traslados serán únicamente responsabilidad del Hosted Buyer.

  • 6. Cancelaciones y no shows

    6.1 Tarifas de cancelación para Hosted Buyers

    Si necesitas cancelar tu participación en el Evento, debes realizar una notificación por escrito al siguiente
    e-mail: ygavira@reedexpo.com. La cancelación no será efectiva hasta que hayas recibido un acuse por escrito del Equipo de IBTM Americas. En caso de cancelación, se aplicarán las siguientes tarifas:

    • Las cancelaciones recibidas antes del 24 de julio de 2018 no incurrirán en un cargo a menos que el vuelo haya sido acordado y confirmado. Si el vuelo ha sido confirmado o es un vuelo con tarifa publicada, el costo del
    • Las cancelaciones recibidas el o después del 24 de julio de 2018 incurrirán en un cargo de $500.00 USD más el costo del boleto de avión si este ya fu emitido.

    6.2 Cargos por No Show para Hosted Buyers

    Los cargos por No Show para los Hosted Buyers serán aplicados en las siguientes circunstancias:

    • Si no haces el número requerido de Citas Pre-agendadas antes del cierre del Evento.
    • Si eres reportado en el sitio del Evento como “No Show”.
    • Si no avisas al Equipo de IBTM Americas de tu inasistencia antes del 17 de Agosto de 2018.
    • Si pierdes dos o más Citas Pre-agendadas en IBTM Americas.

    En el caso de un “No Show“, aplica una penalidad de $1,000.00 USD

    La participación y asistencia de los Hosted Buyers será monitoreada por el Equipo del Evento y los Expositores.

    6.3 Cargos de Cancelación y No Show.

    REED EXHIBITIONS MÉXICO S.A. DE C.V. REALIZARÁ EL CARGO POR CANCELACIÓN DE ASISTENCIA, NO SHOW O CANCELACIÓN DE VUELO A LA TARJETA DE CREDITO PROPORCIONADA POR EL HOSTED BUYER DURANTE SU REGISTRO AL PROGRMA. ESTO SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS 14 DÍAS POSTERIORES DE LA FECHA DE CIERRE DE IBTM Americas, ESTO EN CASO DE QUE EL PAGO NO HAYA SIDO REALIZADO POR OTROS MEDIOS. EL HOSTED BUYER PUEDE SOLICITAR FACTURA SI ASÍ LO REQUIERE.

    EL EQUIPO DE HOSTED BUYER DE IBTM Americas SE PONDRÁ EN CONTACTO CONTIGO, PARA REALIZAR EL CARGO  A LA  TARJETA DE CRÉDITO.

    El Hosted Buyer está de acuerdo con los cargos establecidos en el punto 6.1 y 6.2 que es una pre-estimación razonable de las pérdidas sufridas  por Reed Exhibitions México S.A. de C.V. en caso de que el Hosted Buyer  incumpla estos Términos y Condiciones.

  • 7. Exclusión de responsabilidad

    7.1. Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no se hace responsable*:

    7.1.1. Por Hosted Buyers que pierda(n) el/los vuelo(s) para participar en i IBTM Americas.

    7.1.2. Por la quiebra o falla de cualquier compañía aérea, hotel o empresa de asistencia terrestre o de otro proveedor.

    7.1.3. Por retraso o cancelación de vuelo(s).

    7.1.4. Si al Hosted Buyer se le niega el permiso para abordar el avión o se le reúsa la entrada a la Ciudad de México.

    7.1.5. Por cualquier retraso, pérdida de equipaje o cargos por exceso de equipaje o cualquier disputa subsecuente.

    Cualquier cambio de vuelo y otros costos incurridos con relación a lo anterior serán costeados por el Hosted Buyer o la aerolínea, en caso de que proceda.

    * Aplica únicamente a Hosted Buyers Internacionales y Nacionales.

    7.2 Reed Exhibitions México S.A. de C.V, sus agentes, empleados, y subcontratistas no serán responsables por ninguna pérdida, daño o retraso resultantes de actos o amenazas de guerra, secuestro, actividad terrorista, conmoción civil, disputas industriales, escasez de combustible, desastres naturales o condiciones de clima adversos, huelgas o cierres por intervención o regulación, actividad militar, epidemias o cualquier otra circunstancia fuera del control de Reed Exhibitions México S.A. de C.V. o del de sus subcontratistas, ya que haría imposible o inviable para Reed Exhibitions México S.A. de C.V. mantener IBTM Americas en el momento y lugar previstos o haría imposible traer a los Hosted Buyer a IBTM Americas o proveer vuelos, hoteles, transportación, Eventos u otros servicios para los Hosted Buyers. Reed Exhibitions México S.A. de C.V. se reserva los derechos para reagendar IBTM Americas en otra fecha y/o en un sitio alterno.

    7.3 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no será responsable ante el Hosted Buyer, por contrato, agravio o cualquier otra pérdida o daño de utilidades, pérdida de negocios o ingresos, pérdida de ahorros anticipados o cualquier otra pérdida o daño indirecto o consecuente, costos o gastos que surjan de o en conexión con la asistencia de los Hosted Buyers a IBTM Americas.

    7.4 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. tiene responsabilidad hacia el Hosted Buyer con respecto a su asistencia a IBTM Americas bajo estos Términos y Condiciones, ya sea por contrato, agravio o de otra manera, y no podrá exceder $1,800 USD.

    7.5 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no se hace responsable por la muerte o lesiones personales de ningún Hosted Buyer, salvo que dicha responsabilidad no pueda ser excluida por la ley mexicana.

  • 8. General

    8.1. El completar el formato de aplicación en línea para ser Hosted Buyer no garantiza obtener un lugar en el programa.

    8.2. Las aplicaciones exitosas solo serán aceptadas como Hosted Buyer si han leído y están de acuerdo con estos Términos y Condiciones, han marcado las casillas relevantes en el formato de registro en línea y han proporcionado los datos de su tarjeta de crédito.

    8.3. Personas (tales como esposos, familia) acompañando a los Hosted Buyers no están incluidos en ninguna oferta respecto al Programa.

    8.4. Al estar de acuerdo con estos Términos y Condiciones, los Hosted Buyers aceptan bajo toda la legislación de protección de datos relevantes para Reed Exhibitions México S.A. de C.V. comunicarse contigo por teléfono, fax, e-mail y correo postal y usando la información personal de los Hosted Buyers para procesamiento interno y para divulgación a terceros tales como Expositores de IBTM Americas, agentes de viaje, aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte en conexión con la asistencia del Hosted Buyer a IBTM Americas, incluyendo sin limitación, para procesar su tarjeta de crédito por cargos de viaje adicionales y cargos en el hospedaje, Cancelación o cargos de No Show. Adicionalmente, podemos usar los datos del Hosted Buyer para invitarte a otros Eventos, para ofrecer otros productos y servicios relevantes proporcionados por grupo Reed Exhibitions México S.A. de C.V. o terceros (distintos de los que has consentido a lo de arriba en relación con su asistencia a IBTM Americas). Por favor usa la sección de ley de protección de datos al final de la forma de registro para indicar tus preferencias.

    8.5. El acuerdo de Términos y Condiciones será regido e interpretado de acuerdo con la ley mexicana y está sujeto a la jurisdicción no exclusiva de los Tribunales de México.

    IBTM Americas es una marca registrada de Elsevier Properties S.A. y está siendo usada por Reed Exhibitions MéxicoS.A. de C.V. bajo licencia.

 

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