Eventos online: qué hacer antes, durante y después
Además de todos los esfuerzos que has realizado previo al gran día, el éxito de tus eventos online también depende del momento de la trasmisión. Hay factores que debes tener en cuenta antes, durante y después de la transmisión.
La puntualidad es muy importante
Cita a tus invitados minutos antes de comenzar tu evento y revisa todos los materiales que vayas a compartir. Si vas a hacer una presentación con diapositivas o transmitir un video, asegúrate de que se puedan ver y escuchar perfectamente para evitar contratiempos.
Recuerda revisar todos los detalles: que tu iluminación sea la correcta, que tengas un buen fondo, que se escuche bien tu voz y que no existan ruidos externos. Si vas a tener invitados o copresentadores, aprovechen estos minutos previos para repasar el orden de sus intervenciones.
Recibe a tus invitados
Abre la sala unos 10 minutos antes para que la gente se vaya conectando, pero inicia la transmisión hasta la hora en punto. Si la plataforma tiene sala de espera, úsala y posteriormente déjala abierta cuando empieces a transmitir. Si es posible, pídele a alguien que se una y monitoree la cesión para que pueda avisarte a tiempo si algo está fallando y puedas resolverlo.
Es muy importante ofrecer una introducción a manera de bienvenida. Ahí, además de presentarte, es el momento perfecto para explicar las “reglas del juego”, revisar los temas a abordar e indicar el cuándo y de qué manera realizar preguntas.
Cuida la entonación de la voz
La entonación es un elemento muy importante así que debes modularla dar los matices necesarios a tus mensajes. Procura aprender tus líneas y evita leer tu presentación para no resultar monótono. Recuerda que la energía con la que presentes y lleves el evento llegará a los asistentes aún de forma virtual. Sé espontáneo, alegre, entusiasta y haz las pausas necesarias. Mientras más domines tu tema, más fácil te será improvisar.
Ofrece los recursos necesarios o materiales de apoyo
Es posible que necesites compartir materiales de apoyo y no lo sepas sino hasta el momento de tu evento. Prevente con enlaces o la información que creas que será necesaria.
Despídete en hombros
Al terminar la presentación, es importante agradecer a los asistentes e invitados, así como dar un resumen de tu evento. Resuelve las dudas, agradece los comentarios y concluye cordialmente.
#TipPRCentral
Procura grabar la transmisión para poder compartir el link de tu evento por correo electrónico. De esta manera, aquellos que no pudieron conectarse podrán verla.
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