Uno de los aprendizajes más importantes para la industria de reuniones en tiempos recientes, ha sido que más allá del recinto o el estilo del evento, lo que cada asistente busca es vivir una experiencia única. Y aunque para quienes nos encargamos de la organización esto supone un reto constante, no hay nada mejor que la oportunidad de superar las expectativas. Para ello, te dejamos algunos tips que pueden transformar ese evento en una experiencia que nadie olvidará.

• Define la misión
  Detrás de todo evento existe un objetivo. Antes de iniciar, habla con tu cliente y en conjunto definan qué es lo que busca. ¿Es un viaje de incentivo porque su equipo de trabajo alcanzó una meta? ¿Está buscando impulsar una organización? Su objetivo es el tuyo, conócelo y enfócate en lograrlo.
• Establece prioridades
  En ocasiones, sucesos imprevistos que escapan de nuestro control pueden alterar el cronograma preparado, incluso cuando parece que todo está listo. En estos casos, es importante tener claro qué elementos son indispensables para lograr el objetivo deseado y saber qué cosas se pueden reajustar.
• Crea a tu equipo
  La tarea principal de quienes organizan eventos es estar al tanto de todos los elementos para que todo salga según lo planeado. Sin embargo, es de suma importancia que tu equipo se encuentre en la misma página y puedas delegar algunas cosas para que tu atención no se fragmente y no se generen contratiempos.
• Cuida los detalles
  No se trata de la distancia entre las sillas o cada palabra del discurso. Los detalles que hacen único a un evento son aquellos que tienen un significado detrás. Asimismo, los elementos interactivos ayudan a que cada persona se sienta tomada en cuenta, pues tendrán una pequeña experiencia individual que los acercará al objetivo de manera innovadora.
• Ofrece calidez
  Tal como mencionó Eva García Cuervo en la edición 2022 de IBTM Americas, quienes asisten a un evento buscan seguridad, comodidad y confort. El crear un ambiente positivo es un factor de gran importancia al momento de transformar tu evento; pues las personas consideran el trato y el recibimiento como uno de los elementos clave de una buena experiencia. Si, por el contrario, una persona no se siente bien recibida, el resto de los detalles perderá valor pues no se sentirá 100% a gusto en el entorno.

En conclusión, aunque los elementos tangibles son de gran importancia para un evento perfecto, lo que transforma este en una experiencia es la calidez humana que transmite, así como la buena comunicación y la innovación dentro del recinto. Esto le confiere un grado de exclusividad que contribuirá a crear la percepción deseada hacia el evento en conjunto.

Para conocer más acerca de la creación de experiencias, las últimas innovaciones de la industria y los mejores destinos para tu evento, no te pierdas la edición 2023 de IBTM Americas los próximos 13 y 14 de septiembre en Centro Citibanamex. Aparta la fecha y mantente pendiente del registro a través de nuestras redes oficiales y nuestra página web.