Cuando se trata de una ocasión especial, los seres humanos tendemos a buscar que cada detalle se acerque tanto a la perfección como sea posible. Sea una boda, una conferencia, un viaje de incentivo o una celebración empresarial, la meta es hacer sentir bienvenidos a los asistentes, además de comunicar una o más sensaciones positivas según el tipo de evento.

Si a esto le sumamos los preparativos personales de los anfitriones, no es ninguna sorpresa que la mejor opción para crear un evento sea contratar a un event planner; pero ¿sabes qué hace destacar a los mejores?

• Contactos
  El primer punto decisivo cuando se trata de elegir al event planner ideal es su capacidad de crear contactos. Aunque a veces los años de experiencia no son garantía de calidad, sí resulta evidente cuando es la primera vez que se trabaja con los proveedores. Asimismo, la seguridad al desenvolverse es una característica que no pasa desapercibida. Por ello, más que la experiencia, una de las mejores maneras de convencer a un cliente es a través de las interacciones correctas en el entorno que haya elegido.
  
  
• Presupuesto
  Sin lugar a duda, este elemento es el pilar alrededor del cual se construirá todo. La comida, la decoración y todos los detalles de un evento son el resultado directo del presupuesto con que se cuente y del porcentaje asignado para cada aspecto. Un buen event planner estará consciente de este hecho y buscará adaptarse a los recursos que se tienen.
  
  
• Atención
  No es raro que al anfitrión le surjan dudas a la mitad del proceso, en especial si se trata de eventos de una sola ocasión o que están a su cargo por primera vez. Por ejemplo, en bodas, aniversarios empresariales y eventos similares suele presentarse más esta situación. Y como event planner, una de las tareas más relevantes es siempre mantenerse atento a las dudas y sugerencias de sus clientes.
  
  
• Opciones
  Dependiendo del tamaño y de qué tan específicas sean las instrucciones del cliente, llega a ser necesario —y bastante bien recibido— ofrecer al cliente al menos dos opciones de elementos importantes, como los platillos que se servirán, objetos que formarán parte de la decoración o el tipo de música. De este modo, el anfitrión se sentirá involucrado en el proceso sin sentir el agobio de tomar tantas decisiones al mismo tiempo.

En conclusión, más que los años de experiencia, lo que más distingue a un event planner es la calidad de su trabajo y la seguridad en su desempeño. Asimismo, es muy posible que en su labor demuestre un mayor compromiso con la calidad, por ejemplo, al tener en cuenta la accesibilidad y la inclusión, elementos necesarios en todo tipo de eventos.