Aunque existe una larga lista de habilidades que los clientes suelen buscar en sus event planners, la tarea de darle forma a un evento requiere, principalmente, de un alto grado de organización y de atención al detalle. Asimismo, para mejorar los resultados se suelen utilizar herramientas de apoyo como checklists, algunas apps o alianzas con las personas adecuadas que pueden incrementar las posibilidades de llevar el evento en cuestión muy por encima de las expectativas de los clientes.

¿Qué es el event production?

Una vez que la idea de un evento se pone en marcha, las diferentes etapas previas a su realización pueden subdividirse varias veces, dependiendo del tamaño del evento y la forma de trabajar del organizador. Sin embargo, los ejes principales, sin importar las tareas que puedan llegar a crearse, son tres: la planeación, el managing y la producción.

La primera de ellas, como indica su nombre, delimita las bases sobre las cuales se construirá el evento: tema, presupuesto, invitados, recinto. Por su parte, el managing consiste en organizar al staff y comenzar a armar la estructura de lo que más adelante será el evento, muchas veces ya estando en el sitio. Por último, la producción se enfoca en los aspectos tecnológicos y audiovisuales, convirtiendo cada evento en una experiencia con su propio ambiente. Para lograrlo, en IBTM Americas hemos creado la siguiente checklist:

·         Delimita objetivos
El mundo de los eventos es amplio y cuenta con una gran cantidad de variables. Habla con tus clientes y encuentra el motivo que impulsa lo que están planeando. Esto ayudará a darle el tono adecuado a la reunión. Ten en cuenta la audiencia objetiva para incorporar sus gustos e intereses.

·         Crea un borrador
Toma nota de los detalles que definitivamente deseas tener presentes en el recinto y durante el evento. Si es necesario, crea también el borrador de las actividades con horarios tentativos, para delimitar qué actividades pueden durar más y cuáles otras no necesitan tanto espacio.

·         Contacta proovedores
En ocasiones, los profesionales en producción de eventos se enteran de las innovaciones antes de que el marketing las posicione. Además, hablar con alguien que conoce el tema desde otro ángulo puede ayudarte a pensar fuera de la caja. Conocer sus productos y lo más reciente de su área te ayudará a darle un toque extra al evento.

·         Muestra opciones
Una vez que cuentes con información de los proveedores, crea una o más posibilidades de los resultados para tu cliente, tanto en cuestión de presupuesto como de manera visual. Con esto conseguirás acercarte a la visión que tiene de su evento, facilitando la comunicación para afinar detalles antes de adentrarte de lleno en su ejecución.

La producción de un evento es la clave para elevar su calidad, pues las actividades on-site, en especial las relacionadas a la tecnología, suelen generar emociones positivas en los asistentes. Además, una buena producción logrará que la mayoría de ellos continúen hablando de tu evento días o incluso semanas después de abandonar el recinto.

Si te interesa conocer más tips y soluciones enfocadas a la organización de eventos, no te pierdas el foro de Event Production que formará parte de la Event Design Conference los próximos 13 y 14 de septiembre durante IBTM Americas en Centro Citibanamex. Regístrate aquí y forma parte de la mejor experiencia para event planners del año.