Uno de los servicios que más buscan los clientes de la industria de reuniones es el de la organización de viajes de negocios, en especial cuando se trata de eventos que se llevarán a cabo en un destino específico. Por lo general, esto requiere que, dentro de la planeación, se tengan en cuenta detalles como el hospedaje, las rutas y las actividades que ayudarán a los invitados a salir de la rutina y que convertirán la reunión en una experiencia.

Sin embargo, para lograrlo se requiere considerar el tiempo de planificación y, sobre todo, los aspectos que diferencian entre este tipo de incentivos de una reunión tradicional. Para ello, hemos realizado una lista de lo que se debe tener en cuenta desde las primeras etapas de su organización:

• Alianzas
  Existen muchos destinos que, para impulsar el turismo, cuentan con proveedores ya establecidos de diferentes productos y servicios. Por lo general, estos incluyen desde recintos y catering hasta paquetes especiales de hospedaje y actividades culturales. Acércate a estos proveedores y busca entre ellos tu mejor opción teniendo en cuenta el presupuesto y el tipo de experiencia que tu cliente desea organizar.
• Itinerario
  Aunque las experiencias de este estilo suelen conllevar actividades que salen de la rutina empresarial a la que los invitados están acostumbrados, es necesario tener en cuenta su tiempo de descanso, sobre todo si se trata de grandes distancias que podrían ocasionar jet lag. Toma en consideración factores como la diferencia horaria y otros datos demográficos para poder delimitar sus posibles intereses y armar el horario de actividades con base en ello.
• Diferencias culturales
  Existe la posibilidad de que haya algunas diferencias culturales entre el país de origen de tu cliente y el destino en el que desea organizar su evento. Asegúrate de revisar este dato y comunicarle a tu cliente lo que necesite saber, ya sea que se trate de algo tan sencillo como el uso de un adaptador de enchufe, o más complejo como conocer algunas reglas de etiqueta de negocios que podrían evitar un malentendido.
• Presupuesto
  Este elemento es la base de todo evento, pues con base en este se delimita el número de asistentes de acuerdo con el tipo de incentivo que se quiera planear. Organiza muy bien estos tres puntos y prepara un monto en caso de imprevistos.

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