Crear un evento donde cada participante se sienta bienvenido ya no es sólo un reto, sino también una necesidad. En la actualidad, aunque existen más medios y libertades para expresar nuestras preferencias y necesidades libremente, también existen más riesgos de omitir estos elementos, por lo que se debe tener mucha atención al detalle para planear un evento inclusivo.

Más allá de la accesibilidad al lugar o comunicarles a tus asistentes que tu evento será inclusivo, fomentar el respeto a las preferencias y necesidades de las personas que se encontrarán allí comienza desde mucho antes de que la reunión se lleve a cabo. De hecho, lo ideal es que se tenga en cuenta desde las primeras etapas de la planeación:

• Equipo diverso
  Una de las mejores maneras de tener en cuenta la inclusión durante la organización de tu evento es rodearte de un equipo de personas que formen parte de las comunidades a las que pertenecen parte de tus invitados. De esta manera es mucho mas sencillo evitar olvidar detalles incluso antes de seleccionar el recinto y abrir el registro. Asimismo, procura que los speakers y marcas con quienes trabajes apoyen o formen parte de estas comunidades y estén alineadas con tu objetivo de inclusión antes de cerrar cualquier trato.
  
  
• Colección de frases
  Designa un espacio, ya sea virtual (en la página del evento o mediante un hashtag) o físico (dentro o a la entrada del recinto) para que los asistentes compartan una frase, idea o pensamiento que represente a su comunidad o que haya sido dicha por alguien de la misma. Estas frases pueden proyectarse en el lugar o compartirse de forma digital antes, durante y después del evento.
  
  
• Kit representativo
  No es raro que, durante un evento, ya sea corporativo, de incentivo o incluso social, cada asistente reciba un pequeño kit de productos como souvenirs. Si tienes esto en mente, puedes darle un giro a la idea creando un kit con productos hechos por marcas o negocios pequeños que formen parte de las comunidades a las que recibirás.
  
  
• Menú inclusivo
  Aunque algunas personas creen que este es un tema de preferencia, muchas veces las alergias, temas de salud o la intolerancia a ciertos productos ocasionan que los asistentes no puedan ingerir los alimentos preparados para el evento. Debido a esto, tener diferentes opciones en el menú puede ayudarte a evitar que quienes padecen de ellas se sientan excluidos.  Además, cuando se trata de determinadas preferencias alimenticias, estas opciones dejarán una muy buena impresión en los invitados que eligen evitar algunos productos y no suelen ser tomados en cuenta.
  
  
• Actividades de empatía
  Una de las formas más eficaces de crear conciencia sobre las necesidades de una comunidad o las formas de discriminación que llegan a sufrir, es ayudar a las personas a ponerse en sus zapatos. Un recorrido por el lugar con los ojos vendados, una actividad insonorizada o una ruta dentro del recinto en silla de ruedas creará conciencia en los asistentes y ayudará a que tengan presente estas situaciones durante el resto del evento.

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