Software de gestión de eventos: nuevas herramientas para event planners
Hoy en día se necesita tener en cuenta una gran cantidad de detalles para llevar a cabo eventos corporativos sustentables y alineados a los valores de una marca o empresa para que puedan ser considerados exitosos. Sin embargo, de manera paralela a la lista interminable de necesidades, se han creado también una gran variedad de opciones de apoyo para que los profesionales de eventos puedan organizar y delegar tareas con mayor facilidad.
Un software de gestión de eventos es una herramienta muy útil tanto para los profesionales que llevan varios años en la industria, como para las nuevas generaciones de event planners que se están uniendo a esta increíble e innovadora rama de manera profesional. Gracias a estos softwares, actividades complejas como la jerarquización de tareas ya no se realizan desde cero. Además, los detalles repetitivos pueden automatizarse, liberando tiempo y permitiendo que la energía de los profesionales puede enfocarse en tareas más creativas o en relaciones públicas.
Estos sistemas están desarrollados para ayudar a organizar conferencias, festivales, exposiciones, congresos y casi cualquier tipo de evento. Por supuesto, esto en un principio podría resultar confuso, ya que el estilo de cada uno de ellos varía de acuerdo con el tipo de público al que están dirigidos. Es por ello que existen 2 tipos de software de gestión de eventos:
- De procesos específicos
Este tipo de sistema está enfocado a la automatización o digitalización de una sola etapa de la planeación, ejecución o evaluación del evento. Suele usarse para procesos repetitivos que manejan información importante, de manera que pueda reducirse el riesgo de error humano. Sus usos más comunes son la venta de boletos o el registro de asistencia a eventos de casi cualquier tipo.
- Todo en uno
Es un software más completo que abarca desde las primeras ideas para el evento, pasando por la organización y la ejecución del evento hasta su evaluación de desempeño posterior. Suelen más bien ser utilizados para la gestión de proyectos de grandes compañías o para eventos de gran magnitud.
Por supuesto, la elección de las tareas para programar el software dependerá del organizador. Estas pueden dividirse en las 3 etapas principales que mencionamos anteriormente: planeación, ejecución y la evaluación una vez que el evento haya terminado. Además, desde un principio debe tenerse en cuenta si se trata de un evento híbrido, virtual o presencial, de manera que se puedan tomar decisiones adecuadas de accesibilidad y comunicación que permitan que el evento se desarrolle sin problemas.
Para poder programar exitosamente las tareas relacionadas con la planeación, es necesario tener muy claro el objetivo del evento para empezar delimitando el presupuesto que se tiene disponible. Aunque por lo general no se tiene en cuenta, esto incluye la cantidad que podría destinarse a la solución de imprevistos que pudieran surgir en diferentes etapas.
Una vez que cada parte del presupuesto ha sido asignada, suele continuarse con el diseño del evento en sí mismo y de la estrategia de redes sociales . Esta es una de las etapas en las que el software de gestión es más utilizado, pues ayuda a llevar el registro de cada una de las tareas y su estado de desarrollo, así como a dirigir la publicidad hacia el público objetivo.
Por su parte, durante el evento, el software de gestión promete facilitar la realización de lo que se planteó con anterioridad. Sin embargo, todo event planner sabe que cuando planificamos un evento, siempre existe la probabilidad de que suceda al menos un imprevisto, y es mejor estar preparados. Es por ello que necesitamos crear planes de contención para solucionar diferentes situaciones que podrían llegar a ocurrir si tenemos en cuenta que el clima, el tráfico u otros factores externos podrían afectar nuestro evento. Existen algunos softwares que pueden dedicarse a esta tarea, analizando la mayor cantidad de elementos exteriores que podrían ocasionar un retraso.
Por último, estos sistemas también son de gran utilidad cuando se trata de realizar la evaluación post evento; pues pueden ser programados para recopilar información y analizarla. De este modo, te será mucho más sencillo saber cuál fue el stand más visitado de una exposición, cómo se manejaron los imprevistos en un congreso, o qué tan entusiasmados terminaron los asistentes a un viaje de incentivo, por mencionar algunos ejemplos.
Sin duda, una herramienta como esta ofrece un gran panorama de posibilidades que permitirá que el profesional de eventos se enfoque más en la cuestión creativa de su trabajo, permitiendo que lo complejo y lo repetitivo queden a cargo de un software pensado específicamente para solucionar algunas de nuestras necesidades como industria.
Si te interesa conocer más acerca de las soluciones tecnológicas que ya están llegando a la industria de reuniones; te invitamos a conocer nuestro programa de conferencias Event Design Conferences, en el cual podrás aprender los mejores secretos de profesionales certificados. Regístrate y visítanos los próximos 21 y 22 de agosto en Centro Citibanamex durante IBTM Americas 2024. ¡Te esperamos!